Кофейни сталкивались с нехваткой персонала в пиковые периоды или при форс-мажорах. Одновременно многие бариста были готовы подрабатывать, но не имели удобного канала поиска смен. В результате часть запросов оставалась незакрытой. Дополнительным требованием стала необходимость подтверждать квалификацию сотрудников. One Price Coffee обучает бариста в собственном тренинг-центре и отвечает за качество работы. Поэтому к сменам допускались только аккредитованные специалисты. Компании требовалось решение, которое обеспечит быстрый подбор проверенных сотрудников. При этом система должна была работать без участия координаторов.

Разработана чат-бот система с двумя сценариями взаимодействия. Отдельный путь предназначен для бариста, отдельный — для кофеен. Каждая сторона может оставить заявку на конкретную дату, город и смену. Бот автоматически проверяет совпадение параметров и ищет подходящие варианты. Если система находит мэтч, кофейня получает контакты доступного бариста. Далее стороны связываются напрямую и подтверждают выход на смену. Дополнительно бот проверяет идентификаторы пользователей и город работы. Все бариста заранее загружены в базу и проходят проверку аккредитации. Это исключает участие неподготовленных сотрудников и защищает качество бренда. Также реализована функция удаления заявки после успешного подбора. Таким образом база остаётся актуальной и не содержит устаревших запросов. Сеть получила централизованный инструмент быстрого подбора временного персонала. Кофейни закрывают смены без длительного поиска и ручной координации. Бариста, в свою очередь, получают прозрачный способ находить подработку. По сути, компания создала внутреннюю биржу смен для своей франчайзинговой сети. Решение повысило операционную устойчивость точек и снизило риски простоя. При этом сервис предоставляется партнёрам как дополнительная ценность франшизы.

Чтобы обрабатывать весь поток заявок, требовалось более десяти менеджеров. При этом даже расширенный штат не справлялся с нагрузкой. Сотрудники тратили время на нецелевые обращения и повторные уточнения. В какой-то момент стало очевидно, что проблема не в количестве лидов. Масштаб бизнеса уже был достигнут, но управляемость процессов отсутствовала. Компании требовалась автоматизация обработки, а не дальнейший рост команды.

Бот автоматически связывается с каждым новым лидом сразу после поступления заявки, уточняет интерес к обмену и собирает ключевую информацию о клиенте. Система фильтрует входящий поток и передаёт менеджерам только заинтересованных и релевантных клиентов. Все первичные коммуникации и уточнения происходят без участия сотрудников. Таким образом, команда продаж работает только с подготовленными лидами, а процесс обработки становится управляемым и предсказуемым. В результате в течение полугода компания стабильно обрабатывала до 1000 лидов ежедневно. При этом компания не увеличивала штат сотрудников. Работа с холодным потоком стала системной и контролируемой. По сути, бизнес смог масштабироваться без роста операционных затрат. В результате компания заняла лидирующие позиции по скорости обработки входящих заявок.